¿Qué hacer para cumplir con la nueva Ley de factura electrónica?
Dentro de la Ley Crea y Crece existen una serie de requisitos legales de la factura electrónica obligatoria, todos ellos de cumplimiento obligatorio para todas las empresas y profesionales autónomos. Los requisitos más destacados son:
- Emitir todas las facturas en formato electrónico.
- Las factura electrónicas deben de estar emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado.
- Las facturas electrónicas deben de contener un código identificativo de carácter alfanumérico y un código QR.
- También deben de incorporar la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU».
- Todas las facturas electrónicas deben cumplir los requisitos del reglamento de facturación. Si no tienes claros los requisitos, puedes leer este artículo sobre cuáles son los datos obligatorios de una factura.
- Facilitar el acceso digital a la factura, de forma que se pueda leer, descargar, copiar e imprimir por parte de los clientes de forma gratuita. Este acceso debe estar disponible durante, al menos, 4 años.
- Los programas de facturación deberán de garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación.
¿Qué requisitos deberán cumplir las facturas electrónicas?
El pasado mes de Marzo, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y Hacienda sacaron a consulta pública el reglamento que regulará la futura obligación de emitir factura electrónica en todas las operaciones entre empresas.
El reglamento todavía no está aprobado, pero sí se han avanzado cuáles serán, en líneas generales, los requisitos que deberán cumplir para ser legales tanto los programas de facturación que utilicen los autónomos y pymes para emitir sus facturas como las propias facturas electrónicas.
A expensas de la aprobación de este reglamento, los elementos que deberá contener una factura electrónica para ser legal a partir de 2024 o 2025 serán:
- Emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado: según marca el reglamento sacado a consulta pública, para que una factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitido a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por este mismo reglamento para los software de facturación, como por ejemplo el que ofrecemos en Quipu. También cabe la opción, para algunos casos en los que se emitan muy pocas facturas o de forma muy aislada, de utilizar la aplicación informática que a tal efecto pondrá a disposición la Administración tributaria.
- Que contenga un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR»: para ser legales, estas facturas electrónicas deberán incluir un código de identificación y un código QR formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial por parte de Hacienda
- Que incorporen la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU»: las facturas electrónicas deberán incluir el distintivo “VeriFactu” únicamente cuando se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración. Este último punto es especialmente interesante para acreditar transparencia y que se cumplen todas las obligaciones tributarias, no sólo de cara a la AEAT, sino también a las demás empresas que pueden convertirse en clientes.
- Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados: estas tres claves se podrán cumplir a través de distintos elementos que fijará el reglamento una vez que se haya aprobado. Algunos de ellos podrían ser las huellas digitales del contenido, el empleo de códigos QR que faciliten la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital.
- Utilizar un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios: los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente. El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años
- Incluir los demás elementos obligatorios que ya marca el reglamento de facturación para cualquier factura: estos datos que deberán incluir las facturas electrónicas del mismo modo que las convencionales son: número de factura; fecha de emisión; datos fiscales del emisor y receptor; concepto; base imponible; tipo impositivo; importe total e información del registro mercantil, si eres una empresa.