En el caso de que sean emisores, es decir, cuando un autónomo preste sus servicios o venda un producto a otra empresa y cobre por ello, deberá cumplir las siguientes obligaciones al emitir una factura electrónica, según el reglamento:
Facturar a través de un software privado o mediante la solución pública de Hacienda
Los autónomos que deban emitir una factura electrónica para cobrar un producto o servicio podrán hacerlo de dos maneras distintas: a través de un software privado de facturación o a través de la plataforma pública de facturas electrónicas que pondrá en marcha Hacienda.
En el caso de que opten por un software de facturación privado, este programa les permitirá no sólo emitir facturas electrónicas, sino también llevar la contabilidad de su negocio, autocompletar impuestos o hacer un seguimiento de las facturas pendientes de pagar o cobrar, entre otras muchas funciones.
Si, por el contrario, el autónomo opta por emitir sus facturas electrónicas a través de la plataforma que está poniendo en marcha Hacienda, tendrá que acceder cada vez que quiera generar una factura electrónica a la aplicación que activará la Agencia Tributaria. Para acceder a este app o formulario, se le exigirá cumplimentar algunos datos como su NIF y el de su receptor, así como usar los distintos métodos de autenticación de la AEAT, como puede ser el certificado electrónico o Cl@ve.
Cuando entre en vigor la obligación de emitir facturas electrónicas, la Agencia Tributaria dará los pasos para que el autónomo informe de la opción que ha escogido. Si no comunica que ha optado por un software privado, se entenderá automáticamente que su punto de envío y recepción de facturas es la plataforma pública de Hacienda.
Utilizar las nuevas sintaxis de facturación
Los autónomos que emitan facturas electrónicas a través de programas de facturación privados deberán asegurarse que el software que utilicen esté homologado y se vaya a actualizar a los requisitos establecidos para los software según el reglamento, como es el caso de Quipu.
Estos programas, además, deberán de ser capaces de emitir facturas en una de las nuevas sintaxis o lenguajes de facturación admitidos por la Ley. Según el artículo 6.1 del reglamento, los mensajes admitidos serían:
- Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015
- Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735
- Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.
- Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
Firmar electrónicamente las facturas
El reglamento también obliga a utilizar los métodos de autenticación que establece Hacienda para firmar las facturas electrónicamente.
Según el artículo 6.3, todas las las facturas electrónicas emitidas por medio de plataformas de factura electrónica privadas deberán estar firmadas a través de alguno de los siguientes métodos:
- Mediante una firma electrónica avanzada: se trata de una firma similar a la normal pero que, en este caso, se emite por medios electrónicos. Los programas pueden certificar la identidad, la hora y hasta el lugar donde se ha realizado.
- Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI): estos sistemas son plataformas que se utilizan para transferir documentos electrónicos o datos directamente entre las empresas a través de sus software.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Tributaria con carácter previo y hayan sido validados.
En caso de enviar la factura electrónica a través de la solución publica de Hacienda, el autónomo deberá autentificarla a través de los métodos de firma que determinará próximamente la Agencia Estatal de Administración Tributaria a través de una orden. Previsiblemente sea mediante certificado electrónico o Cl@ve.
Identificar la factura electrónica con un código único
Los autónomos que emitan una factura electrónica también tendrán la obligación de incorporar en ella un código de identificación y un código QR. Según el reglamento, este código único contendrá necesariamente el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.
Enviar una copia de la factura electrónica a la solución pública
Los autónomos que emitan sus facturas electrónicas a través de un programa de facturación privado tendrán la obligación, igualmente, de enviar una copia a la solución pública de Hacienda. La idea de la Agencia Tributaria es crear un repositorio al que podrán acceder libremente los emisores y receptores de las facturas para consultarlas o modificarlas. También tendrán acceso los funcionarios de Hacienda para comprobar que las facturas están cumpliendo la normativa fiscal.
Según dice textualmente el reglamento, “independientemente de la vía por la que se haga llegar la factura electrónica al cliente, todos los emisores de factura electrónica que no utilicen para la facturación la solución pública de facturación electrónica, estarán obligados a remitir una copia fiel de cada factura“.
Esta copia deberá emitirse en la sintaxis Facturae y contener los requisitos mínimos obligatorios para las facturas electrónicas y los elementos de cualquier factura,.
Enviar las facturas en PDF durante un periodo transitorio
Además, la disposición final tercera del reglamento, que trata la entrada en vigor de esta norma dice que “durante los doce primeros meses“ de entrada en vigor del reglamento las empresas que ya tengan la obligación de emitir facturas electrónicas deberán acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF para asegurar que los demás negocios que todavía no usan programas de facturación puedan recibirlas y leerlas.
Cabe recordar que las empresas que van a estar obligadas en el primer año desde la entrada en vigor del reglamento a usar factura electrónica son las empresas con más de ocho millones de euros de facturación. Y serán ellas las que deban enviar un PDF al resto de negocios que no estarán obligados a usar factura electrónica hasta dos años después de la aprobación de la normativa.