El nuevo reglamento de facturación ha incluido nuevas obligaciones al usar factura electrónica que cambian la manera de facturar, no sólo para los emisores, sino también para los receptores.
Los autónomos que contraten un servicio o un producto a otra empresa, cuando reciban la factura electrónica de este negocio, también tendrán algunas obligaciones.
Estos “deberes” son distintos en función de si se ha recibido la factura a través de un programa privado o mediante la solución pública de Hacienda.
Obligaciones para los receptores de facturas electrónicas emitidas por software privados
Los autónomos que reciban una factura electrónica a través de un programa privado deberán informar al proveedor que se la ha enviado de los siguientes estados de la factura:
- Aceptación o rechazo de la factura y su fecha.
- Pago efectivo completo de la factura y su fecha
Además, y de manera voluntaria, se podrá informar de los siguientes estados
- Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha
- Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha
- Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.
Toda esta información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo Sábados, Domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso. Por ejemplo, habrá que informar antes de cuatro días de la aceptación o rechazo a contar desde el momento en que se recibió la factura.
Además, los autónomos que utilicen un programa de facturación privado y vayan a recibir las facturas a través de este software deberán hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web.
En caso de que no identifiquen su punto de entrada de facturas electrónicas, se entenderá automáticamente que su punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.
Esta obligación de comunicar el estado de las facturas tendrá distintos plazos de entrada en vigor. Para los autónomos habrá un tiempo extra de adaptación y podrán empezar más tarde a informar sobre el estado de sus facturas, en un plazo de tres años tras la entrada en vigor del reglamento de facturación.
Obligaciones para los receptores de facturas electrónicas a través de la solución pública
Los autónomos que reciban las facturas electrónicas a través del programa público de Hacienda también tendrán la obligación de comunicar el estado de su factura. Sin embargo, en este caso, deberán comunicárselo a la Agencia Tributaria y no a su proveedor.
Según el artículo 9 del reglamento de facturación, que trata sobre la solución pública, los receptores de facturas a través de la plataforma de Hacienda deberán comunicar los siguientes estados:
- La aceptación o rechazo comercial de la factura por parte de los destinatarios y su fecha. Se entenderá producido rechazo cuando en los plazos reglamentariamente establecidos se emita y envíe factura rectificativa indicando esta circunstancia.
- Pago efectivo completo y su fecha. Los destinatarios de las facturas electrónicas deberán informar del pago efectivo completo y su fecha respecto de sus facturas recibidas, tal y como determine Hacienda mediante una Orden que emitirá próximamente
Estas comunicaciones sobre los estados de la factura también deberán remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso.
Al igual que ocurre con los software privados, esta obligación de comunicar el estado de las facturas tendrá distintos plazos de entrada en vigor. Para los autónomos que facturen a través de la solución pública habrá un tiempo extra de adaptación y podrán empezar más tarde a informar sobre el estado de sus facturas, en un plazo de tres años tras la entrada en vigor del reglamento de facturación.